Merkezi Dijital Arşiv Yönetim Sistemi (MAYS)

Merkezi Dijital Arşiv Yönetim Sistemi (MAYS)

Dijital Arşiv Nedir?

Dijital arşiv, fiziksel belgelerin, dokümanların, görsellerin, ses ve video kayıtlarının dijital ortama aktarılması ya da doğrudan dijital olarak üretilen belgelerin belirli bir düzen içinde saklanması, yönetilmesi ve erişime sunulması sürecidir.
Kısaca: Bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamında uzun süre güvenli, düzenli ve erişilebilir şekilde korunmasıdır.

Dijital Arşivin Amaçları

1.Bilgiye hızlı erişim sağlamak

Klasik arşivlerde bir belgenin bulunması saatler alabilirken dijital arşivde saniyeler içinde bulunur.

2.Fiziksel saklama sorunlarını ortadan kaldırmak

Belgeler için depo, raf, dosya gibi alanlara ihtiyaç azalır.

3.Güvenliği artırmak

Belgelerin kaybolma, çalınma, yıpranma riski en aza iner.
Dijital arşivlerde şifreleme, yetkilendirme ve yedekleme imkânı vardır.

4.Kurumsal hafızayı korumak

Belgeler yıllar sonra bile aynı bütünlükte erişilebilir olur.

5.Mevzuata uyum sağlamak

Özellikle kamu kurumlarında ve özel sektörde, belgelerin saklama süreleri ve düzeni kanunlarla belirlenmiştir.

Dijital Arşivin İşlevleri

1.Belge Tarama ve Sayısallaştırma

Fiziksel evraklar tarayıcılar yardımıyla PDF, TIFF veya JPEG formatında dijital ortama aktarılır.
OCR (Optik Karakter Tanıma) kullanılarak belgeler üzerinde kelime araması yapılabilir.

2.Elektronik Belge Yönetimi

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile entegre çalışır.
Dijital ortamda üretilen yazışmalar, sözleşmeler, raporlar doğrudan dijital arşive aktarılır.

3.Sınıflandırma ve Kataloglama

Belgelere konu, tarih, dosya numarası, kişi, kurum gibi metadata (üst veri) eklenir.
Böylece aramalar kolaylaşır.

4.Erişim Kontrolü ve Yetkilendirme

Kim hangi belgelere erişebilir, kim düzenleyebilir, kim sadece görüntüleyebilir tanımlanır.

5.Yedekleme ve Felaket Kurtarma

Belgeler farklı sunuculara veya bulut ortamına yedeklenir.
Olası yangın, deprem, siber saldırı veya teknik arızada veriler kurtarılabilir.

6.Arama ve Raporlama

Anahtar kelime, tarih, dosya numarası gibi filtrelerle belgeler hızla bulunur.
Kullanım istatistikleri, erişim raporları oluşturulabilir.

Dijital Arşivin Sağladığı Faydalar

✅ Zaman tasarrufu → Belgelere saniyeler içinde ulaşılır.
✅ Maliyet tasarrufu → Fiziksel depolama alanı azalır.
✅ Verimlilik → Çalışanlar belge aramak yerine üretken işlere odaklanır.
✅ Güvenlik → Belgeler şifrelenir, yetkilendirilir, yedeklenir.
✅ Kolay paylaşım → İlgili birim veya kişilerle anında paylaşılabilir.
✅ Çevre dostu → Kâğıt tüketimi azalır.
✅ Sürdürülebilirlik → Belgeler yıllarca bozulmadan saklanır.